Wszystkie prowadzone przez PPIS w Hajnówce sprawy są rejestrowane w odpowiednich ewidencjach, a po ich załatwieniu przechowywane w składnicy akt przy PSSE w Hajnówce.
Udostępnianie akt lub danych ze spraw prowadzonych przez PPIS w Hajnówce odbywa się na podstawie przepisów kpa, a także innych ustaw i przepisów ogólnie obowiązujących. Stosownie do tych przepisów PPIS w Hajnówce udostępnia dane tylko osobom uprawnionym na podstawie w/w przepisów, a w szczególności stronom postępowania administracyjnego, osobom mającym w tym interes prawny oraz innym osobom w przypadkach przewidzianych w przepisach szczególnych.